Ilmaista varmuuskopiointia ja työtehokkuutta DropBoxilla

Dropbox on erittäin kätevä sovellus ja palvelu, jolla saa ratkaistua isoja tiedostojen hallintaan liittyvää haasteita yhdellä kertaa.

• Tiedostojen käyttö usealta tietokoneelta / tiedostojen synkronointi
• Tiedostoihin etäpääsy vieraalta tietokoneelta / Web-käyttöliittymä
• Tiedostojen mobiilikäyttö älypuhelimilla ja tableteilla
• Tiedostojen varmuuskopiointi pilveen ja tiedostojen versiointi
• Isojen liitetiedostojen jakaminen kenelle tahansa esim. sähköpostitse

Mikä parasta Dropboxin saa käyttöönsä maksutta. Maksuton versio sisältää 2GB levytilaa. Maksullisia paketteja on myös saatavilla, joissa levytilat ovat useita satoja gigatavuja. Kuitenkin perusversio riittää jo moneen tarpeeseen. Tämän lisäksi Dropbox tarjoaa useita keinoja kasvattaa ilmaisen levytilan määrää; näitä ovat mm. kavereille suosittelu, erilaiset ajankohtaiset kilpailut, twittaaminen DropBoxista. 

Palvelun käyttöönotto

1. Luo ensiksi ilmainen DropBox -käyttäjätunnus (tällä linkillä ylimääräiset 500MB levytilaa)
2. Lataa synkronointi -sovellus Macille/Windowsille/Linuxilla ja asenna se jokaiseen tietokoneeseen, jossa haluat käyttää tiedostojasi. Sovellukseen annetaan ensimmäiselle kerralla luomasi käyttäjätunnus (sähköpostiosoitteesi) ja salasana.
3. Jos sinulla on käytössä Android tai iPhone -älypuhelin tai iPad, kannattaa sinun ladata myös kyseisen laitteen sovelluskaupasta ilmainen mobiili sovellus, jolla pääset myös käsiksi kaikkiin DropBox -tiedostoihin.

Kokemuksia

Olen käyttänyt Dropboxin maksutonta versiota jo kolme vuotta ja kokemukset ovat olleet erinomaisen hyviä. Tässä hieman yhteenvetoa.

• DropBoxin synkronointi ei vaadi käytännössä mitään asetusten määrittelyä ja se toimii erittäin älykkäästi ja varmatoimisesti myös eri ympäristöjen kuten Windows ja Mac -kesken
• Tiedostot ovat aina turvassa pilvessä vaikka tiedoston vahingossa poistaisikin. DropBox on pelastanut jo monta kertaa päiväni, kun poistettu tiedosto tai vahingossa tiedoston päälle tallennetusta tiedostosta löytyy oikea kopio DropBoxin pilvipalvelusta. 

Tiedostojen ja versioiden palautus tehdään
Dropboxin WEB-käyttöliittymällä.

• Käytän myös Dropboxin jako-ominaisuuksia muiden Dropbox-käyttäjien kesken korvaamaan normaalin tiedostopalvelimen työyhteisössä.  Yhtään ongelmatilannetta ei ole tullut eteen. Joskus tiedostojen yhtäaikainen tallentaminen luo tuplakopion tiedostosta lisänimellä "Conflicted Copy", mutta tämä on vain tietenkin hyvä asia. Normaalissa levyjaossa tiedoston yhtäaikainen tallentaminen kahdella eri tietokoneella todennäköisesti tuhoaisi toisen tekemät muutokset.
• Oikeastaan ainut DropBoxin puute koskee juuri organisaatiokäyttöä, jossa jaetuille DropBox-kansioille haluttaisiin jakaa luku/kirjoitus oikeuksia eri käyttäjäryhmille. Vielä toistaiseksi kaikki jaetut kansiot ovat aina kaikille käyttäjille luku- sekä kirjoitusoikeuksilla varustettuja. Tämä ominaisuus on kovin toivottu Dropbox-käyttäjien keskuudessa ja toivottavasti ominaisuus tulee tulevaisuudessa palveluun.

Hiiren oikealla napilla saa Dropboxin-kontekstivalikon,
jolla voi jakaa suuriakin tiedostoja kenelle tahansa.
Dropbox luo tällöin yksilöllisen linkin tiedostoon,
jota voi jakaa sen jälkeen esimerksi sähköpostilla.

Cloudwards on myös kirjoittanut hyvän vertailun eri tiedosto pilvipalveluista, jossa DropBox nähtiin edelleen parhaana "Dropbox is still top of the heap".