sunnuntai 14. heinäkuuta 2013

Paperiton koti

Sähköisen asioinnin yleistyessä alkaa paperimäärä pikku hiljaa myös kotona vähenemään. Siltikin papereita, jotka olisi hyvä pitää arkistossa tulvii postiluukusta tiuhaan tahtiin. Myös verotuksellisesta syistä useat tositteet tulisi säilyttää 6 vuoden ajan. Tällaisen paperimäärän oikeaoppinen arkistointi paperisena vaatii paljon viitseliäisyyttä ja hermoja. Vaikka kuinka hyvä "mapittaja" olisikin, yleensä sitten juuri sen oikean paperin löytyminen ei tahdokkaan luonnistua tiukan paikan tullen.

Siirtyminen sähköiseen dokumentinhallintaan

Uudet älypuhelimet, sovellukset ja pilvipalvelut mahdollistavat joustavat ja jopa ilmaisen ratkaisun sähköiseen dokumentinhallintaan.


Sähköisen dokumentinhallinnan etuja:

  • Ei enää tilaa syöviä mappeja ja paperisotkua
  • Ei enää perinteiseen arkistointiin liittyvää vanhojen papereiden läpikäymistä ja tuhoamista
  • Oikean dokumentin löytäminen super-helppoa ja super-nopeaa
  • Dokumentit valmiiksi jo sähköisessä muodossa esim. sähköistä asiointia tai toiselle osapuolelle luovutusta varten 
  • Dokumentteihin pääsy missä ja milloin tahansa mahdollista esim. älypuhelimella

Tarvitset ratkaisua varten:
  • Dokumentin skannausovelluksen matkapuhelimeen (optiona voi olla myös tablet-versio)
  • Pilvipalvelu, käytännössä toimivin ratkaisu on maksuton DropBox
  • OCR-tekstintunnistuksen, joka tunnistaa skannatusta dokumenttikuvasta tekstit ja tallentaa ne hakusanoiksi ko. skannattuun PDF-tiedostoon, jotta dokumentti on löydettävissä helposti käyttöjärjestelmän hakutoiminnoilla

Vaihe 1: Dokumentin skannaus

Kokeilin itse useita iPhonen dokumentin skannaussovelluksia ja päädyin lopulta CamScanner Prohon. Useita sovelluksia pääsee kokeilemaan ensin ilmaisella "FREE"-versioilla. Nämä sovellukset voivat olla mainosrahoitteisia tai niistä on saatetttu tiputtaa jotain ominaisuuksia pois, kuten tekstintunnistus tai pilvipalvelu jako-ominaisuudet.

Tärkeäksi havaittuja toimintoja dokumentin skannaus sovellukselle ovat:
  • Yhden/useamman sivun skannaus samassa "kamera"-moodissa
  • Sivun reunojen automaattinen tunnistus ja prosessointi
  • Tallennus DropBoxiin mieluiten siten, että halutun tallennuskansion voi valita

Dokumentin skannaus-sovelluksia iPhoneen ja iPadiin:

Vaihe 2: Dokumenttien synkronointi

Helpoin tapa tallentaa ja synkronoida dokumentit eri päätelaitteiden välillä on ottaa käyttöön maksuton DropBox -pilvipalvelu. Kirjoitin aiheesta aiemmin blogijutun.

Osassa iPhonen/iPadin dokumentin skannaussovelluksissa on automaattinen iCloud -synkronointi. Tästä ei kuitenkaan saa kaikkia etuja irti, sillä vasta seuraavassa Mac OS Mavericks -käyttöjärjestelmässä on käyttöjärjestelmä-/tiedostojärjestelmätason tuki iCloud-dokumenteille (esim. hakutoiminnot).

Vaihe 3: Tekstin tunnistus

Joissakin dokumentin skannaus-sovelluksissa, kuten CamScanner Pro tai My Scans Pro on mukana OCR-tekstintunnistus. Mobiilisovelluksissa kuitenkin tekstintunnistus ei ole välttämättä kovin tarkka ja sen lisäksi suomenkielinen tekstintunnistus saattaa puuttua kokonaan. Lisäksi mobiilisovelluksen tekstintunnistus vaatii yleensä yhden ylimääräisen vaiheen käyttäjältä dokumenttia skannattessa ja sen lisäksi tekstintunnistus kestää muutamia ylimääräisiä sekunteja. 

Tämän vuoksi onkin suositeltavaa ottaa käytöön ilmainen doo -sovellus tietokoneellesi. Sovellus käynnistyy tietokoneen käynnistyessä ja tekee taustalla uusiin löytämiinsä dokumentteihin automaattisesti OCR-tunnistuksen ja tallentaa hakusanat dokumentteihin, jotta ne ovat helpommin löydettävissä.  Doo toimii mm. Mac Os ja Windows 8 -käyttöjärjestelmissä - Windows 7 tuki on tulossa.

Arkipäivän kokemuksia

Olen käyttänyt edellä mainittua ratkaisua itse jo reilun vuoden päivät (skannattuja dokumentteja tällä hetkellä 117 kpl). Yhtään paperia en ole säilönyt tällä välin. Tässä muutamia kokemuksen osoittaneita vinkkejä:
  • Dokumentin skannaus sujuu lopulta yllättävän nopeasti, kun uuteen toimintamalliin harjaantuu - tärkeintä on tehdä itselleen periaatepäätös, että "nyt loppuu papereiden pyörittäminen mapeissa"
  • Skannaa saapuneet paperit mahdollisimman pian, älä kerrytä pinoa pöydän reunalle (näin myös dokumentti-tiedoston aikaleimakin pitää paremmin paikkaansa)
  • Tuhoa paperit asiallisesti sitä mukaan kun olet ne skannannut
  • Jaa skannattu dokumentti samalla kertaa Dropboxiin, jotta se ei jää tekemättä
  • Luo DropBoxiin omat kansiot esim. takuukuiteille, laskuille, verotukseen liittyville asioille jne..
  • Aseta  skannattava dokumentti tasaiselle alustalle, josta valkoinen paperi erottuu hyvin (esim. tumma-alusta / valkoinen paperi)
  • Jos skannaat esim. rypistyneitä kuitteja voit käyttää tarvittaessa teippiä kiinnittämään ne kuvauksen ajaksi alustaan
  • Tee skannaus (kuvaus) hyvässä valossa esim. ulkoikkunan vieressä, siten että mikään ei varjosta dokumenttia. 
  • Varmista skannatun kuvan laatu esim. kuvan tärähdykseltä/epätarkkuudelta